Notionで業務マニュアルを簡単に作る方法【解説画像付】

Notionとはあらゆる文章やコンテンツを構造化してまとめられる万能ツールです。

日本ではまだメジャーではなく、「知る人ぞ知る」といった程度に留まっています。

しかし、海外では多くのビジネスマンがNotionを使って情報を分かり易く整理しています。

さて、そんなNotion。

実は、上手く活用すればNotionで業務マニュアルを作成することも可能なのです。

この記事では、Notionでマニュアルを作るメリットと、その具体的な方法について解説していきます。

【参考】Notionを無料で試す！話題のツールの使い方や価格体系を紹介

Notionで業務マニュアルを作るメリット

業務の属人化を防ぐために、多くの会社がマニュアルを整備しています。

そして多くの場合、PDFや文書ファイルで作成されていることでしょう。

しかしながらNotionで社内用マニュアルを作ると、よりメリットがあるのです。

まずはそのメリットについて解説していきましょう。

構造化して情報を整理できる

営業なら営業、事務なら事務で分類してマニュアルを整理する事ができます。

いくらでも細分化・構造化できるので、細かく丁寧に説明することが可能です。

例えば、訪問営業なら、

• 事前のリサーチや声がけ・質問応対のスクリプト
• 服装・身だしなみを整える事前準備

等で項目を作って、それぞれの手順や注意するべきポイントを、Wikipediaのようにまとめることができます。

単なる文書ファイルだと、非常に長文で分かりにくくなってしまいます。

しかし、Notionなら、情報を構造化してわかりやすく正確にまとめることが可能。

誰が見ても閲覧しやすいマニュアルにすることができます。

更新と共有が楽

オンライン上のツールなので、マニュアルの更新と共有がかなり楽にできます。

PDFや文書ドキュメントだと、内容を少しでも更新したら毎回アップロードし直す必要があり、書き出す手間がかかります。

そして、場合によっては、更新内容やファイルを毎回連絡しないといけません。

Notionならオンラインで直接更新し、招待しているメンバー間なら自動的に共有されます。

少し書式を誤ってもすぐに直すことができ、 更新の履歴も閲覧することが可能です。

Notionを使ってマニュアルを作れば、更新と共有は非常に楽になります。

動画や画像、参考URLでわかりやすく伝えられる

文書ドキュメントだとマニュアルも長い文章だけになりがちです。

箇条書きで表現するとしても、分かり易さを担保するには限界があります。

画像を挿入するにしても、余白やトリミングの設定がやや面倒ですよね。

Notionを使えば、簡単に動画や画像、参考URLをマニュアルに挿入してイメージを活用した分かりやすいマニュアルを作成することが可能です。

誰が見ても業務が問題なく実行できる明確なマニュアルになるでしょう。

【参考】miroとは？ホワイトボードのようなアイデア共有ツールを紹介

Notionでマニュアルを作る方法【画像解説付】

それでは、Notionでマニュアルを作る方法をお伝えします。

業務内容を棚卸する

まずは、マニュアルにする業務から作業を洗い出しましょう。

そして、それらの作業を細分化して、細かく具体的なタスクを明確にします。

ここでは、手順やポイントを明らかにしていく必要があります。

特にタスクはかなり具体的にしておくことが重要。

担当者でなくても理解できるレベルにまでしておくと十分なマニュアルとして機能します。

これは、Notionでのマニュアル作成に限らず、通常のマニュアルを作る時でも重要。

未経験の方でもわかるレベルで具体的にしましょう。

作業ごとにページを作り構造化していく

次に、作業毎にページを作り、並べ替えなどを行いながら構造化していきます。

洗い出した情報をもとに、適切に構造を作りましょう。

ページごとにタスクを書き込む

最後に、ページ毎にタスクを具体的に書き込み、マニュアルを作成します。

タスクや作業ごとに必要に応じて、画像や動画、参考URLを活用すれば、よりわかりやすくなるでしょう。

画像で具体的に解説

ここからは、スクリーンショットしたサンプル画像を使って具体例で解説します。

まずは、画像のように新しいページを作成し、 タイトルをつけ業務毎にページを作成します。

次に、業務ページ内に作業ページを複数作成します。

最後に、作業ページ内にタスクを書き込んで具体的な作業やポイントを記載します。

画像や動画URLを挿入すると、より分かりやすいマニュアルになるでしょう。

場合によっては、タスクをさらに細かくしたり、タスクごとにページを作る必要もあります。

複雑そうに見えるかもしれませんが、実際はそこまで複雑でもありません。

やっていることは、業務を細く分類して、具体的なタスクにして並べているだけです。

感覚で行っている部分を具体的な行動にするなどは、手間はかかるかもしれません。

しかし、内容としてはさして難しいことではありません。

しっかりとタスクを洗い出せば、すぐに作ることができますよ。

より良いマニュアルにする追加テク

ここでは、良いマニュアルにするためのテクニックや、追加で作るべきページについてもお伝えします。

Q&Aページを作る

マニュアルに完璧はなく、完璧なものを作るのは至難の業とも言えます。

どんなに具体的に作ったとしても、分かりにくいと言われてしまうことはあります。

また、業務上マニュアルにはないレアケースが出てくることもあります。

緊急時はともかく、急ぎでもないのに、都度問い合わせ受けていると、「何のためのマニュアルなんだか」と思ってしまいますよね。

そんな時に有効なのが、Q&Aのページです。

レアケースや分かりにくい部分について、質問フォームやコメントなどで質問を受け付けておくようにできます。

そして、時間ができた時に回答していくと良いでしょう。

質問に応じてマニュアルを随時更新すると、より完成度が高まります。

コツコツ積み上げて作られた、完成度の高い、便利なマニュアルにできるでしょう。

用語集を作る

業務上でわからない言葉が出てきて、意味を聞かれることはありませんか？

一般的な用語だけでなく、社内や業界内だけで使われる用語も珍しくないかもしれません。

そこで、業務用の用語集を作成して、誰もが自分で調べられるようにしておくのです。

そうすると業務中に質問されることは減ります。

単にIT用語をまとめるなら、用語集サイトへのリンクを掲載するとよいでしょう。

事例集を作る

社内で上手くいったことや失敗したことは、かなり価値のある知見になります。

Notionのページで事例集を作成することで、他の社員やメンバーにも共有できます。

事例を募集・共有して、ケース集としてまとめ、社内の人間なら誰でも見れるようにしておけば、会社だけにしかない貴重なデータベースとなります。

オンラインで簡単に随時更新できるので、最新事例を常に掲載することができます。

【参考】時間の見積もりスキルを高めるには？Toggl Trackの活用法

Notionで社内業務をマニュアル化

この記事ではNotionを活用して社内業務マニュアルを作る方法について解説しました。

業務マニュアルを作っておけば、引き継ぎもスムーズに進み、業務効率も上がります。

何より再現性の高いマニュアルに仕上げれば、社内の誰もが成果を出せる状況になります。

そうすることで、事業全体の利益も伸びるでしょう。

Notionを使ってオンラインで随時更新できる便利なマニュアルを作成してください。

【参考】MeisterTaskの評判は？直感的に使えるタスク管理ツールを紹介